Die Ruhr-Universität Bochum (RUB) vergibt einmal im Jahr das Deutschlandstipendium. Für die Bewerbung auf das Deutschlandstipendium ist die Erhebung und Verarbeitung von persönlichen Daten der Bewerber*innen erforderlich. Die Datenschutzerklärung ist eine Ergänzung zu den ebenfalls zu beachtenden allgemeinen Hinweisen über die Datenverarbeitung an der RUB. Im Folgenden informieren wir Sie über Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Auswahlverfahren und der Vergabe des Deutschlandstipendiums an der RUB.
Zwei Hinweise: (1) Auf die Förderung durch das Deutschlandstipendium an der RUB besteht kein Rechtsanspruch. (2) Ihre Bewerbung kann nur dann berücksichtigt werden, wenn Ihre Bewerbung uns innerhalb der jeweiligen Bewerbungsfrist, die auf Sie zutrifft, erreicht. Nicht fristgerechte oder formgerechte Bewerbungen werden im Auswahlverfahren nicht berücksichtigt. Sie haben keinen Anspruch auf eine Benachrichtigung über eine unvollständige oder nicht fristgerecht eingereichte Bewerbung.
1. Zweck und rechtliche Grundlage der Verarbeitung
Zweck der Verarbeitung ist die Durchführung des Bewerbungs- und Auswahlverfahrens, die Vergabe, sowie die Administration des Deutschlandstipendiums auf Grundlage der jeweils gültigen Fassung des „Gesetzes zur Schaffung eines nationalen Stipendienprogramms (StipG)“ und der „Verordnung zur Durchführung des Stipendienprogramm-Gesetzes (StipV)“. Damit erfolgt die Verarbeitung zur Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe gemäß Art 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO.
2. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Im Zusammenhang mit dem Bewerbungs- und Auswahlverfahren im Rahmen des Deutschlandstipendiums an der RUB werden folgende personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet:
- Anrede
- Name, Vorname
- Kontaktinformationen: Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
- Geburtsdatum, Geburtsort und Staatsangehörigkeit
- Angaben zum Studium: Studiengang, Notenbescheinigung (Transcript of Records), Leistungsübersicht, Matrikelnummer, Hochschulsemester, Fachsemester, Zeugnis der Hochschulzugangsberechtigung, Immatrikulationsbescheinigung, Bachelor-Zeugnis (nur bei Bewerber*innen im Masterstudiengang)
- Studienförderungen: Förderung Deutschlandstipendium, andere Stipendien, Stipendiengeber
- BAföG
- Motivationsschreiben
- Tabellarischer Lebenslauf: universitäre bzw. schulische Ausbildung, Berufserfahrung oder Praktika, gesellschaftliches oder soziales Engagement
- Ggf. glaubhafte Darstellung besonderer persönlicher oder familiärer Umstände wie Krankheiten und Behinderungen, die Betreuung eigener Kinder oder pflegebedürftiger naher Angehöriger, familiäre Herkunft, Migrationshintergrund oder Fluchterfahrungen
Ihre Daten werden in unserem RUB-System gespeichert. Eine Speicherung Ihrer Daten zusammen mit weiteren personenbezogenen Daten der betroffenen Personen findet nicht statt.
3. Empfänger*innen Ihrer Daten
Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt im Rahmen des Auswahlverfahrens durch die RUB und die am Bewerbungsprozess beteiligten Fakultäten, das Rektorat und die zentrale Verwaltung der RUB. Ihre Bewerbung wird ausschließlich von der RUB genutzt und vertraulich behandelt.
Wenn Sie als Stipendiat*in des Deutschlandstipendiums ausgewählt wurden, möchte Ihr/e Förderer*in Sie wahrscheinlich persönlich kennenlernen. Zum Zweck der Kontaktaufnahme übermitteln wir Ihre Kontaktdaten (Name, Vorname, Adresse, E-Mail-Adresse und Telefonnummer) an den/die Förderer*in. Mit Ihrer Bewerbung auf ein Deutschlandstipendium stimmen Sie einer Weitergabe Ihrer Kontaktdaten an den/die Förderer*in zu, sofern Sie ein Stipendium erhalten.
Nach dem Stipendienprogramm-Gesetz (StipG) ist die RUB verpflichtet, jährlich in anonymisierter Form Merkmale für jede/n Stipendiat*in des Deutschlandstipendiums an das Statistische Landesamt für Nordrhein-Westfalen und an das Bundesamt für Statistik zu übermitteln. Dies erfolgt unter einem Pseudonym und damit ohne Mitteilung Ihres Namens.
Das Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) möchte eine Doppelförderung bei Stipendiat*innen des Deutschlandstipendiums vermeiden und kann daher Stichproben durchführen. Zu diesem Zweck kann das BMBF Daten (Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse und Hochschulort) von Ihnen erheben. Das BMBF kann diese Daten speichern und mit den Daten anderer in- und ausländischer Förderinstitutionen abgleichen. Nach der Durchführung der Stichprobe sind die Daten durch das BMBF zu löschen.
Darüber hinaus werden keine Daten an Dritte weitergegeben.
4. Dauer der Verarbeitung
Die im Zusammenhang des Deutschlandstipendiums gespeicherten Daten werden grundsätzlich nach fünf Jahren gelöscht, sofern die Förderung beendet ist und der Löschung keine weiteren rechtlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten buchhalterisch relevant sind, werden sie nach fünfzehn Jahren gelöscht.
Sollte Ihre Bewerbung um ein Deutschlandstipendium keinen Erfolg gehabt haben oder sollten Sie auf der Reserveliste stehen, werden Ihre Daten nach Ablauf einer Förderperiode gelöscht.
5. Verpflichtung zur Bereitstellung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Deutschlandstipendiums
Für eine Bewerbung um ein Deutschlandstipendium ist es gemäß § 10 StipG notwendig, dass Sie uns die genannten personenbezogenen Daten bereitstellen. Ohne die Angaben ist eine Förderung nicht möglich.
6. Betroffenenrechte
Sie haben das Recht auf Auskunft über ihre personenbezogenen Daten, sowie auf Berichtigung der Daten. In begründeten Fällen steht Ihnen ein Recht auf Widerspruch zur Verarbeitung zu. Sie haben weiterhin das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung und Weitergabe der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt. Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten finden Sie hier: www.dsb.ruhr-uni-bochum.de
Stand: März 2021
