Stipendienverwaltung

Stipendienvergabe

Zu allen Fragen rund um das Thema Stipendienvergabe finden Sie hier die wichtigsten Informationen.

Die RUB vergibt zur Förderung des wissenschaftlichen Nachwuchses sowohl aus Haushalts- als auch aus Drittmitteln zahlreiche Stipendien an besonders qualifizierte und befähigte Studierende, Doktorandinnen und Doktoranden sowie an andere Nachwuchswissenschaftlerinnen und Nachwuchswissenschaftler (Post-Doc-Stipendien).

Abgewickelt werden Stipendien über die Stipendienverwaltung des Dezernats 2.

  • Informationen zur Stipendienverwaltung

Früh informieren

Schon im Vorfeld zur Einrichtung und Vergabe eines Stipendiums sollten sich Fakultäten und Lehrstühle jedoch mit den grundsätzlichen Regelungen, Auswirkungen und Fragestellungen der Stipendienvergabe auseinandersetzen.

Vor allem gilt es, das Stipendium klar von einem sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnis abzugrenzen.

Ansprechpersonen

Für Rückfragen steht die Stipendienvergabe jederzeit gerne zur Verfügung. Zögern Sie bitte nicht, frühzeitig Kontakt aufzunehmen, um wichtige Fragen schon im Vorfeld der Stipendienvergabe zu klären.

Stipendienverwaltung

Dezernat 2, Abteilung Studierendensekretariat

SSC 0/251
Sprechstunden nach Vereinbarung

Frau Defontaine Tel.: +49 234-32-27272
Herr Steinhoff Tel.: +49 234-32-29139
E-Mail: stipendien@uv.rub.de

Antworten auf die wichtigsten Fragen

Wofür wird ein Stipendium gezahlt?

Ein Stipendium wird als finanzielle Unterstützung in der Regel gezahlt an

  • Nachwuchswissenschaftler, um ihnen während eines Dissertations- oder Forschungsvorhabens den Lebensunterhalt zu sichern.
  • besonders begabte Studierende, die sich während des Studiums oder einer konkreten Phase des Studiums (z.B. der Abschlussphase) auf ihr Studium konzentrieren können.

Die Zahlung darf nicht an Leistungen der Stipendiaten gebunden sein, die üblicherweise innerhalb eines Beschäftigungsverhältnisses erbracht werden.

Die Leistung, die von Stipendiaten erbracht werden muss, besteht lediglich aus dem definierten Stipendienzweck, etwa ein Promotions- oder Forschungsvorhaben oder ein bestimmtes Studium.

Daher sollten Stipendiaten verpflichtet sein, ihre Betreuer regelmäßig über den aktuellen Stand ihrer Forschungsarbeit zu informieren.

Lesen Sie auch unten > Abgrenzung eines Stipendiums zum Beschäftigtenverhältnis

Für welchen Zeitraum wird ein Stipendium gezahlt?

Üblicherweise beträgt der Bewilligungszeitraum 12 Monate, ggf. mit der Möglichkeit der Verlängerung. Dieser Bewilligungszeitraum hat sich insofern bewährt, dass ein Stipendium auslaufen kann, wenn Probleme auftreten – ohne den Aufwand einer Kündigung oder Ähnlichem.

Wünschen Sie die Verlängerung eines Stipendiums, teilen Sie dies spätestens zwei Wochen vor Beginn des nächsten Bewilligungszeitraums der Stipendienverwaltung mit.

Ein kürzerer Bewilligungszeitraum muss in Bezug auf den Stipendienzweck begründbar sein. So sollte ein Promotionsstipendium auch über die Dauer der Promotion gezahlt werden, sofern es sich nicht um eine Unterstützung für eine bestimmte Phase handelt (Auslandsaufenthalt, Endphase etc.).

Welche Stipendienhöhen gibt es?

Prinzipiell legt die Einrichtung bzw. der Geldgeber die Höhe fest, sofern dies nicht durch eine Stiftung, die DFG oder ähnliche Einrichtungen geschieht.

Viele Fakultäten der RUB orientieren sich in der Höhe des monatlichen Stipendiums an den Richtlinien der DFG:

  • Studierendenstipendien: 800 € im Monat
  • Doktorandenstipendien: 1.000 bis 1.365 € im Monat (plus monatlich 103 € Sachmittel- und Reisekostenzuschuss)
  • Post-Doc- Stipendien: altersabhängig zwischen 1.365 bis 1.467 € im Monatl (plus monatlich 103 € Sachmittel- und Reisekostenzuschuss)

Unabhängig von den DFG-Richtlinien erhalten einige Doktoranden auch Stipendien bis 1.700 € pro Monat, Post-Docs durch Stiftungen oftmals Forschungsstipendien in Höhe von bis zu 2.500 €.

Weicht die Stipendienhöhe stark von den genannten Summen ab, halten Sie bitte vor einer Zusage an die Stipendiatin/den Stipendiaten auf jeden Fall Rücksprache mit der Stipendienverwaltung.

Lesen Sie auch unten > Steuern

Dürfen Stipendiaten einer Nebenbeschäftigung nachgehen?

Die oben genannten Summen setzen in der Regel die Verpflichtung der Stipendiaten voraus, das diese ihre Arbeitskraft in vollem Umfange für sein/ihr Forschungsvorhaben einsetzt.

Eine Nebentätigkeit – wenn überhaupt – ist nur zu einem geringen Umfang zulässig. Genauer beschrieben sind die Vorgaben dazu üblicherweise in den Richtlinien des Stipendiengebers.

Der erlaubte Umfang einer Nebenbeschäftigung liegt in der Regel zwischen 6 und maximal 9 Stunden/Woche und für gewöhnlich bei höchstens 1.800 bis 6.000 € Zuverdienst im Jahr.

Manche Stiftungen und Geldgeber halten lediglich einen Hinzuverdienst aus wissenschaftlicher Arbeit für zulässig.

Ein (Neben-)Beschäftigungsverhältnis muss inhaltlich klar vom Forschungsvorhaben abzugrenzen sein und der Stipendienverwaltung angezeigt werden.

Lesen Sie auch unten > Abgrenzung eines Stipendiums zum Beschäftigtenverhältnis

Wie grenzt sich ein Stipendium zum Beschäftigtenverhältnis ab?

Das Stipendium soll die /den Stipendiaten den Lebensunterhalt während des Studiums, Dissertations- oder Forschungsvorhabens sichern. Dazu unterliegen Stipendien daher nicht der Sozialversicherungs- und Steuerpflicht.

Aus diesen Gründen darf

  • von Stipendiaten keinerlei Arbeitsleistung im Sinne eines Beschäftigungsverhältnisses verlangt werden.
  • ein Stipendium kein Beschäftigungsverhältnis ersetzen oder ergänzen.

Sowohl Abgaben als auch Steuern können ggf. noch Jahre später von den entsprechenden Stellen eingefordert werden und Vorgesetzten kann eine strafrechtliche Anklage drohen.

Folgende Indizien weisen auf ein Beschäftigungsverhältnis hin:

  • feste Arbeitszeiten
  • Kontroll- und Mitspracherechte des Auftraggebers
  • Urlaubsanspruch
  • Unselbstständigkeit in Durchführung und Organisation der Tätigkeit/Weisungsgebundenheit
  • Persönliche Leistungsverpflichtung des Auftragnehmers (z.B. in der Lehre)
  • Fehlen des Unternehmerrisikos
  • Verpflichtung, Dienstleistungen in Forschung und Lehre, zu erbringen, die über den eigenen Forschungsgegenstand hinausgehen

Zur Abgrenzung müssen weder alle Punkte vorliegen, noch schließen vereinzelt zutreffende Indizien ein Stipendium per se aus.

Lesen Sie auch unten > Urlaubsanspruch

Welchen Urlaubsanspruch haben Stipendiaten?

Ein Urlaubsanspruch wie in einem Beschäftigungsverhältnis besteht nicht, da der Stipendiat eigenverantwortlich forscht.

Dies bedeutet nicht, dass Stipendiaten keinen Anspruch auf Erholung im Sinne eines Erholungsurlaubs haben: sie müssen ihre Erholung eigenverantwortlich organisieren ohne den Stipendienzweck zu gefährden.

Sollten zwingende Gründe dafür vorliegen, Abwesenheiten (z.B. aufgrund von Labortätigkeiten, Einbindung in Forschungsgruppen etc.) mit anderen abzusprechen, empfiehlt sich in Bezug auf Dauer der Abwesenheit etc. eine Anlehnung an Regelungen, die auch für Beschäftigte gelten.

Sind Stipendien steuerfrei?

Da ein Stipendium kein Arbeitsverhältnis begründet und die Zahlung kein Entgelt im Sinne des Steuergesetzes darstellt, ist es einkommenssteuerfrei und unterliegt nicht der Sozialversicherungspflicht.

Das Finanzamt, das für den Stipendiaten/die Stipendiatin zuständig ist, beurteilt die Steuerfreiheit:

Dies kann im ungünstigsten Fall dazu führen, dass ein Finanzamt die Höhe der Stipendienzahlung als über einem angemessenen Satz liegend befindet und entsprechend besteuert.

Aktuell laufen Gerichtsverfahren, in denen Finanzämter Stipendienzahlungen von über 2.000 € monatlich besteuern wollen, da die Höhe über das hinausgeht, was zur Erfüllung der Forschungsaufgabe oder zur Bestreitung des Lebensunterhaltes erforderlich ist.

Liegt der ständige Wohnsitz außerhalb Deutschlands, greifen eventuell Doppelbesteuerungsabkommen. Erfragen können Sie diese beim zuständigen Finanzamt oder darauf spezialisierten Steuerberaterbüros.

Folgende Punkte muss ein Stipendium (im Vergleich zu einem Beschäftigungsverhältnis) erfüllen:

  • Die Stipendienhöhe darf lediglich dazu dienen, den Lebensunterhalt zu bestreiten und darüber hinaus zu dem, was zur Erfüllung der Forschungsaufgabe dient.
  • Das Stipendium muss nach Richtlinien vergeben werden, die vom Stipendiengeber (etwa eine Stiftung) erlassen werden.
  • Stipendiaten dürfen nicht zu einer bestimmten wissenschaftlichen oder künstlerischen Gegenleistung oder zu einer Arbeitnehmertätigkeit verpflichtet sein.
  • Es darf kein Beschäftigungsverhältnis durch das Stipendium ersetzt werden.

Gesetzliche Regelungen zum Steuerrecht

  • § 14 SGB IV
  • § 3 Nr. 44 Einkommenssteuergesetz (EStG)

Lesen Sie auch oben > Stipendienhöhen

Zahlen Stipendiat*innen in die Kranken-, Arbeitslosen- Rentenversicherung ein?

Da es sich bei einem Stipendium nicht um ein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis handelt, müssen die Stipendiaten sich entweder privat oder freiwillig gesetzlich selbst versichern, sofern nicht aufgrund einer Ehe, eingetragener eheähnlicher Gemeinschaft o.ä. eine Mitgliedschaft in einer Familienversicherung besteht.

Hierbei ist zu berücksichtigen, dass die Stipendiaten neben dem Anteil, den sie als Arbeitnehmer*innen zahlen müssten, in der Regel auch den Arbeitgeberanteil zahlen.

Die Kosten für die Krankenversicherung zählen zum Lebensunterhalt und sind daher im Stipendium enthalten. Ein Vergleich der Krankenkassen lohnt sich, da diese das Thema Stipendium jeweils unterschiedlich behandeln.

Es besteht weder der Anspruch auf Leistungen aus der Arbeitslosenversicherung noch wirkt sich ein Stipendium positiv auf die Höhe der späteren Rente aus, da aus einem Stipendium keinerlei Sozialversicherungsabgaben gezahlt werden.

Welche Regelungen gibt es in Bezug auf Schwangerschaft und Mutterschutz?

Sofern vom Stipendiengeber keine abweichenden Regelungen vorgesehen sind, besteht während des Mutterschutzes keinerlei Anspruch auf die Zahlung des Stipendiums.

Da Mutterschutzgeld und Elterngeld sich als Lohnersatzleistungen nach dem Verdienst aus sozialversicherungspflichtiger Tätigkeit errechnen, werden Stipendienzahlungen nicht berücksichtigt. Mutterschutzgeld entfällt somit in der Regel und Elterngeld wird lediglich in der Mindesthöhe gezahlt (etwa 300 €).

Sind Stipendiaten haftpflicht- und unfallversichert?

Anders als Promotions- oder andere Studierende sind Post-Docs nicht an RUB der eingeschrieben und als Mitglieder der Hochschule haftpflicht- und unfallversichert.

Gerade im Falle von Laborarbeiten sollte Stipendiaten daher dringend empfohlen werden, eine Unfall- sowie Haftpflichtversicherung abzuschließen.

Müssen Stipendiaten sich einschreiben?

Promotionsstipendiaten müssen sich an der Ruhr-Universität Bochum immatrikulieren. Das Studierendensekretariat gibt in jedem Semester frühzeitig die Fristen mit den aktuellen Terminen zur Einschreibung bekannt.

Außerhalb dieser Fristen können bei vorliegenden zwingenden Gründen unter immatrikulation@uv.rub.de einen gesonderten Termin vereinbart werden.

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